Se tiene habilitada una dirección de correo/entrada común en la web y en la intranet para la comunicación de la denuncia: canal.denuncia@anequim.net que será gestionada de forma unipersonal por el Chief Compliance Officer.

La denuncia incluirá las referencias siguientes:
1. Nombre del denunciante e identificación (o similar).
2. Área o proyecto a la que pertenece.
3. Datos de contacto: teléfono celular, e-mail.
4. Contenido de la denuncia, donde se deberán describir de manera concreta y precisa los hechos denunciados, la compañía/área afectada y la fecha o período de comisión y los posibles sujetos responsables. Asimismo, el denunciante podrá acompañar las evidencias de que disponga.

No obstante lo anterior, a efectos de su investigación, se admitirán las denuncias anónimas. Todas las solicitudes o comunicaciones se tratarán de forma confidencial.

Se garantizará la seguridad del Canal y el correcto registro de las comunicaciones recibidas.

Comunicación - Recepción
Dentro de los 3 días hábiles siguientes a la recepción de la denuncia, se procederá a acusar recibo de esta, informando al denunciante en la
dirección facilitada por él como dato de contacto. Las denuncias anónimas se investigarán por el Chief Compliance Officer.

Información al Comité de Ética
Se informará en el mismo plazo al Comité de Ética, el cual será un grupo colegiado integrado por las personas que ocupen los cargos que se mencionan a continuación y que garantizan la representatividad e igualdad de género: Representante legal, cualquier representante de la oficina de Compliance, Chief Operations Officer y cualquier miembro de la Comisión Mixta de Productividad, Capacitación y Adiestramiento, en caso de que uno de los tres primeros se abstenga, quienes ostentarán cargos honoríficos y su encargo durará un año, pudiendo prorrogarse
dicho plazo.

Se establece un plazo máximo de 5 días hábiles desde la recepción de la denuncia para su análisis con objeto de determinar si es admitida para su tramitación y gestión.

Análisis de la denuncia
Se llevará a cabo el análisis preliminar de la denuncia con objeto de valorar si procede su tramitación.

Al efecto, son causas de inadmisión de la denuncia las siguientes:
1. Cuando el contenido de la denuncia no conlleve un incumplimiento de los principios y valores definidos en el Código de Integridad y Conducta.
2. Hechos manifiestamente infundados y sin acreditación alguna.
3. Inexistencia de indicios razonables para soportar la misma
4. Descripción de los hechos de forma genérica, imprecisa o inconcreta.

Previo a la inadmisión de una denuncia por esta causa, el Chief Compliance Officer comunicará al denunciante las deficiencias de su denuncia y le otorgará un plazo de 5 días hábiles a fin de que aclare, precise o concrete debidamente los hechos a que se refiera. De no subsanarse tales deficiencias en el citado plazo, se procederá a la inadmisión de dicha denuncia.

En todo supuesto de inadmisión, se informará al denunciante por escrito y en la dirección de contacto por él facilitada de la decisión de inadmisión, indicando y motivando suficientemente la causa de inadmisión que concurra.

De dicha decisión de inadmisión se remitirá copia al Comité de Ética.

El expediente quedará cerrado con la notificación.

El denunciante podrá incluir la información que considere a efectos de volver abrir el expediente.

Las Denuncias que se reciban por cauces distintos al establecido en este procedimiento (verbal, telefónico, etc.), se intentarán reconducir a los requisitos previstos en este procedimiento, pudiendo incluso presentarlas el Chief Compliance Officer de oficio a través del Canal de Denuncias si hubiera recibido una denuncia que contase con indicios claros y suficientes de la comisión de un delito o una infracción grave.

En el caso de que la denuncia cumpla con los requisitos definidos, se considerará admitida y se iniciará el proceso de estudio. Si la denuncia admitida tiene relación con otro expediente ya abierto en el que se investiguen hechos sustancialmente idénticos o conexos, se podrá acordar su acumulación para su tramitación y decisión en un solo procedimiento.

Información del denunciante
En la fase de análisis de la denuncia, el Chief Compliance Officer procederá a informar al denunciante sobre la admisión a trámite de la denuncia en un plazo no superior a 3 días hábiles desde la decisión del análisis.

Información al denunciado
En la fase de análisis de la denuncia, el Chief Compliance Officer procederá a informar del hecho denunciado al propio denunciado, salvo que
considere que debe demorarse dicha información al denunciado para no frustrar la investigación y preservar pruebas evitando su destrucción o alteración. En todo caso, el denunciado afectado será informado en el plazo máximo de 3 meses desde la presentación de la denuncia.

Se establece un plazo máximo para la realización de la investigación de hasta tres meses desde la recepción de la denuncia. Dicho plazo podrá ser prorrogado por otro de igual duración en aquellos casos en los que los hechos investigados sean complejos, o se exija de especiales conocimientos técnicos, contables o informáticos, así como en los casos de acumulación de denuncias.

Investigación
Se establecerán para las personas implicadas en la investigación del expediente compromisos reforzados de confidencialidad, así como una
declaración de ausencia de conflicto de interés. 

Se garantizará la colaboración de cualquier persona (s) empleada (s) por Anequim y cuyos conocimientos o implicación se requieran para la realización de dicho estudio. 

La incorporación de una persona en la fase de estudio conllevará automáticamente la dependencia funcional del mismo al Chief Compliance Officer, quien informará al Comité de Ética de su colaboración temporal con el Chief Compliance Officer.

Investigación - Informe
El Chief Compliance Officer realizará un informe sobre el contenido de la denuncia en el que se recogerán las siguientes conclusiones:

• Infracciones detectadas.
• Posibles responsables.
• Riesgos definidos.
• Controles establecidos.
• Cuantificación de pérdida.
• Planes de acción.
• Alegaciones del denunciado, a quien se le otorgará un plazo razonable y suficiente, y no inferior a 10 días hábiles, a fin de que pueda hacer
alegaciones y aportar las evidencias que entienda oportunas.

El informe deberá ir referenciado a las pruebas o evidencias que en su caso existan o a la ausencia de ellas y será remitido al Comité de Ética.

Acciones
Se establece un plazo máximo para la resolución del expediente de 20 días hábiles desde la expedición del informe.

A la vista del informe, el Chief Compliance Officer podrá solicitar que se amplíe excepcionalmente la investigación pudiendo indicar otros
extremos o sugerir elementos de investigación cuando entienda que la realizada pudiera ser notoriamente insuficiente o inconclusa. Al efecto,
fijará un plazo no superior a 10 días hábiles para que la misma pueda ser completada, emitiéndose en ese mismo plazo el informe complementario al anterior.

El Chief Compliance Officer realizará el informe de las conclusiones de la investigación, informando a la alta dirección, director correspondiente del área afectada, director de RRHH y al Comité de Ética, con el objeto de iniciar la implementación de las acciones correspondientes a raíz de las conclusiones del estudio realizado. El Chief Compliance Officer podrá, a su criterio, obviar informar al director correspondiente.

Acciones legales y laborales
En caso de que fuese necesario, se realizarán las denuncias de acuerdo con el sistema judicial.

Información al denunciante
Se comunicará por escrito mediante un correo electrónico el resultado de la investigación a la persona que haya presentado la denuncia.

Información al denunciado
Se comunicará por escrito mediante un correo electrónico el resultado de la investigación a la persona denunciada de acuerdo con la legislación vigente.

Registro
Se llevará a cabo el registro de todas las solicitudes, comunicaciones recibidas, así como las decisiones tomadas, con objeto de garantizar la trazabilidad de las gestiones llevadas a cabo.

Informe al Comité de Ética
Se elaborará, con periodicidad anual, en el mes de enero, un informe al Comité de Ética con los datos registrados del ejercicio (enero - diciembre): número de denuncias, su contenido, acciones realizadas, tiempos de resolución. En este informe se omitirá la identidad del denunciante, denunciado, así como de los intervinientes en el procedimiento de cada expediente.

Riesgos – Acciones de Control
Se establecerá el correspondiente evento negativo.
Se adecuará el mapa de riesgos, modificando si procediera el impacto o probabilidad de dicho riesgo.
Se llevará a cabo la revisión de las acciones de control.