Anequim Handbook
HANDBOOK
DEL EQUIPO
2023
rev 12/29/2022 R.L. & L.V.
¡BIENVENIDO AL EQUIPO!
Estamos muy contentos de que ya seas parte de Anequim.
Sabemos que al pasar por un proceso de contratación uno puede sentir que hay mil cosas qué aprender. Por esa razón hicimos este handbook, para explicar de forma sencilla qué hace Anequim y cómo funciona.
¡Recuerda que puedes recurrir al handbook ante cualquier duda! Lo actualizamos conforme crecemos y nos adaptamos a nuevos retos, por lo que puedes confiar en que estará siempre al día.
¿Qué hace Anequim?
Nuestra empresa se dedica a apoyar a nuestros clientes en la administración de sus propiedades (o bienes raíces) en EE.UU. y en Canadá de diferentes maneras. A continuación, te mencionamos tres de ellas:
● Programa de Profesionales Remotos: Este programa está diseñado para contribuir al negocio de nuestros clientes con personal especializado que les apoya con la administración de sus propiedades ya sea en EE.UU., Canadá o en cualquier otro lugar.
● Servicio de Call Center: Mediante este servicio contribuimos al negocio de nuestros clientes que utilizan The Rent Manager Platform atendiendo y dando seguimiento y resolución a las llamadas de los inquilinos en sus propiedades. Lo especial de este servicio es que es 24 horas al día los 7 días de la semana, y nuestros agentes pueden tomar las decisiones acertadas gracias a que cuentan con una base de datos que les permite contar con la información correcta a su alcance a cualquier momento.
● Servicio Anequim de Oficina: Con este servicio contribuimos al negocio de nuestros clientes con soluciones para las oficinas de la administración de sus propiedades, como llamadas de cobranzas a inquilinos, flujos de trabajo de mantenimiento, conciliaciones bancarias, facturación y mucho más. Gestionamos a un grupo de profesionales para que nuestros clientes no se preocupen por ese proceso y se enfoquen en su negocio.
¿Qué ventajas tengo al trabajar en Anequim?
★ Estabilidad laboral
★ La comodidad de trabajar desde casa
★ Apoyo y soporte profesional en todo momento
★ Desarrollo profesional
★ Relaciones profesionales y de negocio
Nuestra historia
Detrás de esta empresa hay una historia. Anequim fue fundada y es dirigida por Gwenn y Jeremy Aspen.
Gwenn y Jeremy se conocieron en 2003 en Kansas City, Missouri. Después, se casaron y decidieron estar más cerca de su familia, así que se mudaron a Omaha, Nebraska. Al momento de casarse, Gwenn y Jeremy eran propietarios de una serie de bienes inmuebles que rentaban, pero no lograban encontrar una empresa que les ayudara con la administración de arrendamientos y que contara con una tecnología a la altura de sus expectativas. Ante esta necesidad, nació su idea de crear una empresa de administración de propiedades con fuerte soporte tecnológico en Omaha. Así, en 2006, establecieron Certified Property Management (hoy en día Wistar Group Property Management). Jeremy se enfocó en el arranque de la operación de esta nueva empresa mientras Gwenn trabajaba como representante de ventas farmacéuticas para poder pagar las cuentas familiares.
Dos años después, en 2008, con Gwenn en casa al cuidado de un bebé y teniendo otro en camino, llega el colapso de la economía global. Fue un momento aterrador para estos padres de familia que pronto tendrían dos bocas que alimentar.
Por esos días, Jeremy llamó a una ex-colaboradora suya, de la época en la que él trabajó en México. Ella le contó que estaba pasando por momentos difíciles también, y que también tenía un bebé, por lo que Jeremy la invita a trabajar con ellos recibiendo llamadas de clientes de Certified Property Management.
Poco a poco, la empresa creció, así como el tamaño de su equipo en México. En el 2014, se integra un nuevo miembro al equipo, proveniente de la empresa Boutique Property Management en Colorado, con excelentes resultados. En 2016, cuando Gwenn y Jeremy decidieron hacer crecer más el negocio, nació Anequim.
Conoce al equipo Anequim
Para obtener más información acerca de los miembros del equipo, haz clic aquí.
NUESTRA CULTURA
Nuestros valores son los pilares sobre los cuales operamos y funcionamos en Anequim. Estos rigen en todo momento nuestras relaciones, ya sea entre el equipo de trabajo, con nuestros clientes o proveedores. Para nosotros es muy importante hacer lo correcto, siempre. Por supuesto que somos falibles, pero si nos equivocamos, debemos reconocerlo, disculparnos si alguien fue afectado y corregir inmediatamente. Queremos ser la mejor empresa para trabajar y así lo lograremos.
Nuestros Valores
★ Amabilidad. Profesionalismo y respeto en todas las interacciones.
★ Diversidad. Somos una empresa inclusiva.
★ Crecimiento. Desarrollar a los demás y asumir riesgos.
★ Integridad. Hacer lo correcto.
★ Dueño del resultado. Ser dueño del resultado. Precisión en la ejecución.
DIRECTRICES PARA EL TRABAJO REMOTO
Con motivo de la globalización, la necesidad de ANEQUIM de asumir los compromisos éticos que reclama la sociedad, así como del incremento en la complejidad de las obligaciones de cumplimiento que afectan a todo tipo de organizaciones, nos ha llevado a la necesidad de disponer de estructuras para facilitar el cumplimiento. Para ello, ANEQUIM ha diseñado e implementado un sistema de gestión de cumplimiento “Compliance” certificable, que incorpora las mejores prácticas a modo de directrices y especificaciones, que resultan de gran utilidad para que los colaboradores internos y externos de ANEQUIM, interpreten y valoren el alcance del debido control y puedan a su vez, asumir razonablemente la prevención, detección y gestión de riesgos derivado del incumplimiento.
Trabajar desde casa implica mucha responsabilidad y disciplina, y para muchas personas resulta complicado adaptarse a esta modalidad. Por ello, hacemos las siguientes recomendaciones.
Algunas políticas que sugerimos revisar en los siguientes enlaces:
Promoción de entorno organizacional favorable en el centro de trabajo
De la Productividad, Formación y Capacitación de los Trabajadores
Modificación y suspensión relación individual de trabajo y sus efectos
Teletrabajo
Horas extras
Reglamento interior de trabajo
Política para el desarrollo de bandas de pago (P)
Requisitos durante la ejecución del trabajo remoto
Expectativas laborales:
Lo que espera Anequim de los miembros del equipo de trabajo, es que durante el periodo de la jornada laboral se enfoquen en realizar sus tareas y funciones con la calidad y esmero debido, entregando los resultados acordados en tiempo y forma.
Al estar ejecutando el trabajo en casa o de manera remota, el colaborador puede estar expuesto a muchos distractores, por lo que se espera que tome las medidas pertinentes para evitarlos. Se recomienda que durante este periodo, no se tenga el teléfono celular personal en el área de trabajo o tenerlo en modo que solo reciba notificaciones o llamadas de emergencia, también está prohibido, que durante la jornada laboral, el colaborador esté realizando compras en línea, tratando asuntos distintos a su función, jugando videojuegos, navegando por internet, revisando redes sociales o atendiendo asuntos distintos a las funciones por las cuales fueron contratados por Anequim.
En Anequim no está permitido que el colaborador tenga otro trabajo durante el tiempo que labora con la empresa, o atienda otro tipo de negocios distinto a las funciones por las cuales se les contrató en la empresa. La persona que esté en esta situaciones, caerá en motivo de separación o despido.
Es reponsabilidad de cada uno en Anequim el desempeñar sus funciones en su lugar de trabajo y con las herramientas dispuestas para ello, por lo que está prohibido que desempeñen sus funciones conectándose desde un teléfono celular o cualquier otro dispositivo móvil distinto a lo especificado para realizar la labor correspondiente. Si por alguna emergencia o situación especial, la única manera de realizar la función es mediante algún dispositivo móvil, entonces es necesario notificarlo al supervisor inmediato y al departamento de Recursos Humanos para que lo autorice.
Equipo requerido:
★ Computadora portátil o de escritorio con al menos 8 GB de memoria RAM y un procesador actualizado como i3 o superior. Se recomienda un monitor secundario.
★ Auriculares con cancelación de ruido.
Conexión a internet:
La velocidad de Internet preferiblemente debe tener una conexión simétrica estable y rápida, esto significa que la velocidad de carga y descarga debe ser la misma. Ejemplo: carga y descarga de 30 Mbps. Si este no es el caso, las velocidades deben cumplir con los siguientes requisitos:
Descarga - Recomendado: 50+ Mbps / Mínimo requerido: 20+ Mbps.
Carga - Recomendado: 10+ Mbps / Mínimo requerido: 5+ Mbps.
Si no estás seguro de la velocidad de Internet que tienes, puedes hacer una prueba de velocidad en: speedtest.net.
Lo que debemos de tener en cuenta para trabajar de manera remota:
Antes de cada turno, es recomendable prepararse como si se fuera a participar en una importante videollamada, ya que esto ayudará a asegurar que se tendrá las condiciones adecuadas para trabajar. Es importante cumplir con la etiqueta básica para las videoconferencias, que consiste en:
Software:
Debemos evitar la sorpresa de que se necesita una actualización del software al encender nuestro equipo. Llegar tarde a una videollamada o a cualquier tarea laboral como resultado de dificultades técnicas puede hacer que parezca poco profesional o tecnológicamente inadecuado.
Es recomendable unirse siempre a una videoconferencia antes de la hora señalada para solucionar cualquier posible problema de conexión, y cuando finalice la reunión, asegurarse de finalizar la llamada.
Iluminación y área de trabajo:
Asegúrate de que tu área de trabajo esté bien iluminada (la iluminación lateral es la mejor).
Un fondo desordenado puede hacer que las personas se concentren en el desorden que rodea al lugar en vez de las palabras e ideas que se están comunicando. La decoración debe ser adecuada para el trabajo. El escritorio debe estar ordenado y limpio. Evitar tener platos, ropa o cualquier desorden en segundo plano. Evitemos trabajar desde la cocina o el dormitorio, pero si se hace, siempre que tenga una llamada de conferencia, debemos usar un fondo de pared. Si el entorno es ruidoso, oscuro o desordenado y no se puede controlar, entonces debemos mover el espacio de trabajo a otra habitación.
La presentación personal y el comportamiento:
Según estadísticas, más del 20% de los empleados que trabajan desde casa admiten trabajar en pijama, aunque usando en la parte superior una vestimenta de aspecto más profesional. Incluso desde casa, debemos de recordar que estamos trabajando, así que es recomendable mantenernos fuera de la habitación propia si es posible, mantener a las mascotas y los niños fuera del cuadro y tener una vestimenta adecuada para un trabajo presencial.
Durante una videollamada, es importante no realizar ninguna otra tarea. Es fácil para otros participantes notar si alguien no está concentrado y presente durante la reunión. Evitemos teclear, ya que esto genera un ruido distractor y los demás en la llamada pueden asumir que se está trabajando en algo no relacionado a la conversación. Si necesitas tomar notas, según estudios y expertos en el tema, es mejor escribir a mano. Si es absolutamente necesario usar el teclado, presiona el botón de silencio.
Evitar interrupciones:
Es común que cuando trabajamos desde casa los demás integrantes de nuestra familia lleguen a olvidar que estamos en el transcurso de una jornada laboral. Por lo que debemos ser muy claros con ellos en que no estamos disponibles durante la jornada de trabajo, a menos de que se trate de una verdadera emergencia. También se tienen que controlar a las mascotas. Las interrupciones pueden romper el hilo de los pensamientos y de la interacción en la videollamada, perder el tiempo y hacer que no parezca tan profesional como se desea.
Auriculares:
El uso de auriculares da un aspecto profesional y serio. El uso de altavoces / micrófono incorporados puede causar un bucle de retroalimentación de audio o eco, lo cual es bastante molesto e interrumpirá la reunión.
Cámara:
Debemos de asegurar que la cámara esté al nivel de los ojos y en el monitor que se planea usar para la conferencia.
Micrófono:
Prueba tu micrófono realizando una videoconferencia con algún colega antes de la reunión. No hay nada peor que intentar compartir algo y no poder comunicarse claramente porque la claridad y el volumen del audio son deficientes.
Es importante mantener silenciado el micrófono cuando no se está hablando y activarlo cuando se hable.
Contacto visual:
Es importante mantener un contacto visual durante las videollamadas ya que genera confianza y comunica interés en la conversación. En los momentos en que se está hablando en la videollamada, se debe dirigir la mirada a la cámara directamente y no estar viendo las imágenes de los demás. Cuando se deja de hablar, se puede ver las imágenes de las otras personas en la llamada.
Sugerencia: Es recomendable mover la ventana del chat de video cerca de la cámara de la computadora para que se pueda observar las caras de las personas y la cámara a la vez.
No comer:
El comer durante una videollamada es una fuerte falta de cortesía con los demás participantes. Esto da una impresión no profesional de nuestra empresa, por lo que está prohibido.
Evitar dejar la videollamada sin previo aviso:
Según estadísticas, el 24% de quien ha participado en una videollamada admitió haber dejado alguna sin previo aviso. A la vez, esto es lo peor que alguien podría hacer en la pantalla durante una conferencia telefónica, según una encuesta realizada por la firma de investigación de mercado Lab42 para Join.Me.
Sugerencia: Si es una reunión grande y avisar de tu salida sería una interrupción, recomendamos simplemente retirarte y enviar un mensaje privado a un compañero que esté participando diciéndole que que regresarás en breve. Si se trata de una reunión pequeña o si eres el moderador, entonces solicita un breve descanso.
Si es en una llamada grupal sin video, presentarse antes de hablar. Considerar algo como "Hola, soy Mike, tengo una pregunta".
Cuando uno o más participantes estén en la sala y también haya participantes remotos, se debe de considerar. A veces, una videollamada se realiza entre una sala con varias personas y uno o pocos participantes remotos. Es importante asegurarse de que las personas que participan fuera de un grupo estén incluidas en el diálogo y se les den pistas y oportunidades para los comentarios.
Comunicación
La comunicación es crucial en Anequim dado que la mayor parte de nuestro trabajo es de forma remota. En Anequim creemos que la comunicación es la base del éxito.
Es importante asegurarse que por lo menos una vez al mes se tengan reuniones de equipo así como individuales.
Los miembros del equipo de trabajo siempre deben de estar preparados para comunicarse con su supervisor directo así como su contacto con el cliente en caso de emergencia.
En la situación de cortes de energía eléctrica o falla de la conexión de internet, se tiene que tener un plan de contingencia y manera de conectarse con el supervisor directo así como con el departamento de Recursos Humanos. Es responsabilidad de cada uno el establecer estos canales o alternativas de comunicación. Es obligación de cada colaborador, informar si no se pudo conectar de manera definitiva para trabajar con el supervisor directo y con el departamento de Recursos Humanos a través del siguiente correo: hr@anequim.net. En caso de un corte de energía, se debe enviar el número de reporte de CFE a Recursos Humanos.
Si por alguna razón no se tiene noticias del colaborador, Recursos Humanos tratará de contactar a través de cualquiera de las formas de contacto que se tienen registrados del colaborador.
Cualquier problema técnico que impida el poderse conectar, favor de informar inmediatamente al supervisor directo y al departamento de Recursos Humanos.
GESTIÓN DEL DESEMPEÑO
La integridad es uno de los principales temas de la alta dirección. Nuestra organización tiene una sólida cultura de integridad y responsabilidad. La alta dirección les pide encarecidamente a todos que lean el nuevo Código de Integridad y Conducta. Si alguna vez tienen preguntas o inquietudes, plantéenlas a su director/gerente o soliciten ayuda a cualquiera de los otros recursos que se indican en el Código. El comportamiento íntegro es responsabilidad de cada uno, pero la alta dirección tiene la responsabilidad de garantizar que ustedes cuenten con las herramientas para tomar decisiones correctas o para encontrar la debida ayuda cuando la necesiten.
Algunas políticas que sugerimos revisar en los siguientes enlaces:
Revisiones anuales de desempeño
Anequim lleva a cabo Revisiones de Desempeño en la fecha al año cumplido de un colaborador, en las que el supervisor directo evalúa al miembro del equipo en varios aspectos relacionados con el desempeño. A su vez, el colaborador evaluado llena una Encuesta de Satisfacción Laboral.
En el mes de aniversario en Anequim, se recibirá un correo electrónico de RR.HH. con instrucciones seguidas de la programación de una reunión con el representante de RR.HH., donde se preguntará cómo se siente y habrá retroinformación del supervisor en relación al desempeño, se proporcionará información sobre los días de vacaciones acumulados y el aumento de sueldo, si corresponde.
Si el colaborador está considerando solicitar un aumento antes de su revisión anual, siempre debe adherirse a la política de nuestra empresa y discutir esta opción primero con el departamento de RR.HH. de Anequim para discutir las opciones más convenientes en este sentido.
¿Cómo podré ser promovido?
Sugerencias
El proceso para ser promovido no siempre es el mismo. A veces toma más tiempo de lo que uno espera. A veces se tiene que esperar hasta que se abra una posición. Sin embargo, hay una serie de cosas que se pueden hacer para perfilarse como una opción viable cuando se produce una vacante o se crea una nueva posición.
Una cosa es que uno debe ser lo mejor en la posición actual. Cuidar los detalles y realizar las funciones que se tienen con la mayor perfección técnica y humana al alcance de cada uno, aún cuando las tareas a realizar sean tediosas.
Cuando se puede hacer lo anterior, es porque se está altamente comprometido en el proceso de capacitación. Se recomienda escribir notas y estudiar esas notas antes de irte a la cama. Si hay una manera de decir algo que es realmente bueno, escribir y recitar esas palabras. Asegúrese de que se enorgullece de su trabajo.
Siempre busca la manera de hacer mejor las cosas. ¿Hay eficiencias que podrían ser llevadas a la mesa? ¿Hay nuevas tecnologías que podrían usarse para mejorar la comunicación u operaciones? ¿Hay entrenamiento que pudiera beneficiar la ejecuciones de las funciones? ¿Qué sería eso? ¿Cuánto costaría? ¿Cómo se hará el entrenamiento? ¿Cuándo se haría?
Puedes hacer esto involucrándote por completo en el proceso de entrenamiento. Toma notas y estudia esas notas antes de dormir. Si hay una forma de decir que algo es muy bueno, escríbelo y recítalo. Asegúrate de estar orgulloso de tu trabajo.
Cuando domines el arte de tu trabajo puedes buscar otras formas de mejorar el sistema en el que trabajas. ¿Hay formas de hacer las cosas más eficientes? ¿Hay nuevas tecnologías que pudieran ser usadas para mejorar la comunicación o las operaciones? ¿Hay algún entrenamiento del que tú y tus colegas se pudieran beneficiar? ¿Cuál sería? ¿Cuánto costaría? ¿Cómo harías ese entrenamiento? ¿Cómo lo tomarías?
Hay dos roles en la gerencia: uno es un papel de supervisión y el otro es estratégico enfocado. Si se puede demostrar que se ha dominado las habilidades requeridas en el trabajo hasta el punto en que se es un modelo a seguir para otros y se puede demostrar que se pueden mejorar las cosas para la compañía a través de la innovación y las eficiencias, entonces se estará convirtiendo en un candidato muy viable para una promoción.
Por supuesto que hay otras habilidades a considerar. Por ejemplo, se tiene que llevar bien con los demás, tener una buena etiqueta de negocios como cumplir con los plazos y volver a llamar a las personas, tener una buena comunicación por escrito, etc.
Se debe demostrar que se tienen las habilidades para hacer el trabajo que se desea antes de obtener el trabajo deseado. Hacer lo mejor que se pueda para entender lo que se necesita para hacer el trabajo que se desea antes de llegar allí.
Nada de lo anterior funciona a menos que el trabajo que tenga en este momento se esté realizando perfectamente. El principal promotor de uno mismo son los propios resultados.
La intención de hacer estas recomendaciones es simplemente para apoyar a los miembros del equipo de trabajo a crecer y desarrollarse en la empresa a través de dar valor a la función que cada quien desempeña.
Plan de mejora del desempeño
Cuando surge un problema
En Anequim creemos firmemente en segundas oportunidades, ya que estamos seguros que los miembros del equipo de trabajo son excelentes y con perfiles muy competentes, pero también se sabe que hay situaciones que llevan a que las cosas no salgan como se esperan o los resultados no son favorables de acuerdo a las expectativas. Anequim siempre buscará apoyar a sus colaboradores para enderezar el camino, y para ello se desarrollará un plan de mejora del rendimiento, que es una herramienta diseñada para identificar las causas recurrentes de ineficiencia, con el objetivo de establecer acciones concretas para superar dichos problemas y mejorar el rendimiento.
En el plan de mejora del rendimiento, estarán involucrados además del colaborador, el supervisor directo y RR.HH. Se establecen objetivos con acciones específicas con fechas concretas, destinando los recursos necesarios para apoyar el plan. La intención una vez que se ha ejecutado dicho plan, es que el rendimiento del colaborador mejore a los estándares acordados, mostrando interés y entusiasmo con sus labores y con la empresa. Si el colaborador no mejora su rendimiento de acuerdo a lo esperado, entonces se considerará una posible reasignación o terminación laboral.
CONFIDENCIALIDAD
Dada la naturaleza del trabajo, los miembros del equipo tendrán acceso o será de su conocimiento información de carácter confidencial tanto de Anequim como de los clientes, por lo que es de vital importancia que siempre se maneje con total discreción, prudencia, reserva y profesionalismo. Está totalmente prohibido divulgar, transmitir, distribuir, proporcionar, difundir, extraer, comunicar, compartir datos relacionados con la operación misma de la empresa, de sus directivos, dueños y accionistas, así como de clientes y proveedores, mediante cualquier medio ya sea electrónico, digital, fotográfico, escrito, grabado, etc.
En el caso de que algún colaborador o miembro del equipo viole los principios de confidencialidad, será acreedor a las consecuencias respectivas tanto en el ámbito laboral, civil y penal, dependiendo de la magnitud del daño ocasionado.
RECONOCIMIENTO Y RECIBO DEL MANUAL
Reconozco que he recibido una copia del Manual del Asociado de Anequim y he leído y comprendido todo el material cubierto. Se me ha permitido hacer preguntas y comprendo que, si las tengo, puedo solicitarlas al Departamento de Recursos Humanos.
Cumpliré con todas las políticas, reglas, procedimientos y otras pautas establecidas en este manual y entenderé que no hacerlo puede resultar en una acción disciplinaria, hasta incluir el despido.
Además, entiendo que el contenido de este manual puede ser modificado, complementado, reducido, eliminado o aclarado unilateralmente por Anequim en cualquier momento a su juicio y discreción y que todos esos cambios reemplazarán todas las versiones anteriores del mismo. Además, entiendo que este manual reemplaza todas y cada una de las políticas y procedimientos de empleo anteriores en Anequim, ya sean escritos u orales.
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